ZINTEGROWANY SYSTEM OBSŁUGI SZKÓŁ WYŻSZYCH
CONTROL SYSTEM FMN oferuje szeroki program do obsługi wszystkich funkcji Uczelni, który można wdrożyć modułowo w sposób dostosowany do wymagań i możliwości Uczelni. Struktura systemu gwarantuje wielokierunkowy przepływ informacji, bieżącą aktualizację i szeroki dostęp do danych
- predefiniowane przez użytkownika słowniki oraz własna parametryzacja danych pozwalają na ścisłe dostosowanie systemu do specyfiki uczelni
- nadanie identyfikatorów oraz osobistych haseł użytkownikom szczegółowo określa ich kompetencje i uprawnienia
- możliwość zintegrowania z aplikacjami finansowo-księgowymi czy programem obsługi bibliotecznej gwarantuje jednolitość danych we wszystkich systemach bez konieczności wielokrotnego ich wprowadzania
- ewidencjonowanie wpłat z wyciągów bankowych przy zastosowaniu bankowości elektronicznej pozwala na bieżącą aktualizację informacji o płatnościach studentów
- dostęp do wybranych zasobów systemu za pośrednictwem strony WWW upraszcza i przyśpiesza komunikację z wykładowcą i ze studentem oraz pomiędzy nimi (oceny,plan zajęć, stan płatności, protokoły egzaminacyjne, ogłoszenia, itp.)
- program może być zintegrowany z pozostałymi systemami i aplikacjami obecnymi w Uczelni, w tym z systemami e-learning, bibliotecznymi oraz innymi. Zagwarantowana jest naczelna zasada : jednolitość, spójność i jednokrotność wprowadzanych danych
- wspomaga i automatyzuje pracę kwestury oraz dziekanatów w zakresie obsługi finansowej studentów
- zarządzanie i administrowanie domami studenckimi za pośrednictwem modułu Akademik
- "Wirtualny Dziekanat" to internetowy system zapewniający studentom oraz wykładowcom szeroki i stały dostęp do informacji gromadzonych w systemie
- moduł do rekrutacji przez Internet
- wspomaga proces zarządzania pełnym cyklem życia elektronicznej legitymacji studenckiej
NAJWAŻNIEJSZE FUNKCJE SYSTEMU
- Obsługa studenta
- Obsługa rozliczeń finansowych
- Obsługa procesu dydaktycznego
- Obsługa sesji egzaminacyjnych i prac dyplomowych
- Obsługa procesu planowania zajęć
- Moduł Akademik
- Wirtualny Dziekanat - funkcje
- Internetowa Rekrutacja Kandydatów
- System Elektronicznej Legitymacji Studenta (SELS)
- Kioski miltimedialne
- Inne dane systemu
1. Obsługa studenta
- gromadzenie niezbędnych danych personalnych studenta wraz z jego zdjęciem
- wyszukiwanie studenta lub grup studentów według wybranego kryterium
- pełna historia nauczania studenta wraz z praktykami, zajęciami dodatkowymi, informacjami o pracy dyplomowej, stypendiami oraz nagrodami
- automatyczne generowanie należności takich jak opłata rekrutacyjna, raty czesnego itp.
- automatyczne przygotowywanie różnego rodzaju dokumentacji sprawozdawczej
- korespondencja seryjna, masowe wysyłanie wiadomości oraz SMS
- szeroki wachlarz raportów, zestawień i wydruków
dane personalne |
stypendia |
2. Obsługa rozliczeń finansowych
- możliwość obsługi dowolnej ilości opłat, uiszczania czesnego semestralnie, jak i w podziale na raty
- konfigurowalne zasady naliczania i rozliczania opłat oraz kar
- kontrola terminowości i wysokości dokonywanych przez studenta wpłat
- możliwość obsługi płatności masowych – wprowadzanie wyciągów wprost do systemu przy zastosowaniu bankowości elektronicznej (homebankingu).
- zastosowanie indywidualnych kont bankowych studentów
- automatyczny transfer przelewów bankowych wspomagający kontrolę realnego stanu rozliczenia finansowego studentów
- prognozowanie odsetek od zaległości finansowych i związana z tym możliwość wysyłania powiadomień do studentów (e-mail, korespondencja seryjna, sms) o wysokości należnych odsetek na wybrany termin
- możliwość masowej zmiany statusów dla studentów zalegających w opłatach
- raporty i zestawienia finansowe obrazujące stan płatności studentów
- naliczanie wybranych opłat w dziekanatach (np. wydanie duplikatu legitymacji, itp.)
plany finansowania |
rozliczenie finansowe |
3. Obsługa procesu dydaktycznego
- parametryzacja nazewnictwa rodzajów studiów, trybów, kierunków, nazw przedmiotów, form ich prowadzenia oraz możliwość używania własnej skali ocen
- obsługa różnic programowych oraz definiowanie przedmiotów poprzednio nauczanych w oryginalnym brzmieniu
- elastyczne zarządzanie planami studiów
- komplet informacji dotyczący wykładowców: dane personalne, forma współpracy z uczelnią, przedmioty oraz stawki wynagrodzenia za różne formy zajęć
- pensum - ewidencja i rozliczanie
- rozliczanie umów cywilno-prawnych
- obsługa zastępstw, rozliczeń zajęć innych niż wykłady i ćwiczenia
- elastyczne zarządzanie składem osobowym grup
- parametryzacja okoliczności zmian statusów studentów
tok nauczania |
wykładowca |
4. Obsługa sesji egzaminacyjnych i prac dyplomowych
- automatyczne generowanie pakietów protokołów z egzaminów, zaliczeń oraz kart egzaminacyjnych
- możliwość automatycznego naliczania opłat za egzamin poprawkowy/komisyjny
- szybka kontrola poprawności wprowadzanych ocen przez wykładowców
- pełna obsługa prac dyplomowych
- parametryzacja naliczania oceny końcowej oraz automatyczna podpowiedź wyliczonej oceny końcowej
- konfigurowalne wydruki dokumentów: suplement, dyplom i jego odpis
- ewidencja dokumentów wydawanych studentom i wykładowcom
sesja egzaminacyjna |
praca dyplomowa |
5. Obsługa procesu planowania zajęć
- pełna obsługa procesu planowania oraz zarządzania salami własnymi i dzierżawionymi
- ewidencja pomieszczeń oraz wyposażenia z możliwością rezerwacji sal i zasobów
- oznaczanie dostępności wykładowców i sal
- ewidencja zastępstw, oznaczanie statusów zajęć
- planowanie organizacji roku akademickiego – rozbudowany terminarz
- system podpowiedzi potencjalnych konfliktów
- układanie planu z perspektywy grup studenckich, wykładowcy lub sali
- przełączanie między widokami tygodnia, wybranych dni lub pojedynczego dnia
- obsługa zajęć cyklicznych, kopiowanie ułożonych planów
- aktywność składowych – wyszukiwanie wolnego wykładowcy, sali
- wyszukiwanie zajęć wykładowcy, grupy i zajętości sal
- wykorzystanie godzinowe grup – ilość godzin zaplanowanych do zrealizowania i już wykorzystanych
- planowanie zajęć dla grup oraz pojedynczych studentów
- liczne wydruki i zestawienia
plan zajęć |
sale wykładowe i zasoby |
6. Moduł Akademik
- ewidencja domów studenckich z uwzględnieniem pokoi i magazynów oraz ich wyposażenia
- wyszukiwanie wolnych pokojów według standardu, metrażu, płci, ilości wolnych miejsc
- obsługa meldunków i rozliczeń studentów, pracowników i gości
- szybkie rezerwacje, przemeldowania i prolongaty
- rozliczenia wydawanego wyposażenia
- zróżnicowane cenniki za miejsce w pokoju (dziennie, miesięcznie)
- możliwość modyfikacji naliczenia opłat
- obsługa dokumentów kasowych, ewidencja wpłat, rozliczanie naliczeń, odsetki za nieterminowe wpłaty
- raporty zakwaterowanych/wykwaterowanych w danym miesiącu, miejsc wolnych/zajętych, wezwania do zapłaty
moduł akademik |
akademik - płatności i rozliczenia |
7. Wirtualny Dziekanat - funkcje
- sprawdzanie planów zajęć i terminów zjazdów
- podgląd ocen z bieżącego i poprzednich semestrów
- monitorowanie wpłat czesnego i ewentualnego zadłużenia wraz z odsetkami
- podgląd informacji o przyznanych stypendiach
- sprawdzanie przynależności studentów do danej grupy
- sprawdzanie danych osobowych studenta i wykładowcy
- ułatwienie kontaktu z dziekanatem - możliwość wysyłania różnego rodzaju wiadomości, dokumentów podań i odpowiedzi na nie
- wyszukiwanie godzin pracy wykładowcy na uczelni
- wydruk protokołów egzaminacyjnych generowanych na uczelni
- zdalne wystawianie ocen zaliczeniowych i egzaminacyjnych
- zamieszczanie ankiet warunkowych i obowiązkowych
- możliwości wirtualnego Dziekanatu
- treści prezentowane na stronach Wirtualnego Dziekanatu mogą być edytowane i dowolnie zmieniane za pomocą systemu CMS
- zarządzanie treścią stron CMS: treści prezentowane na stronach Wirtualnego Dziekanatu oraz Internetowej Rekrutacji Kandydatów mogą być edytowane i dowolnie zmieniane przez upoważnionego pracownika. Nie jest tu wymagana wiedza informatyczna
- Wirtualny Dziekanat jest napisany w systemie zarządzania treścią o nazwie Magnolia
- Magnolia to bezpłatny program, który jest instalowany na etapie wdrożenia. Dzięki szerokiej funkcjonalności Magnolii możliwa jest edycja każdej strony, a także dodawanie nowych. Edycja dotyczy treści oraz elementów graficznych
8. Internetowa Rekrutacja Kandydatów
- wprowadzanie przez kandydata danych osobowych, pliku ze zdjęciem oraz wyników uzyskanych na maturze
- wybór kierunku studiów, języków obcych
- obsługa egzaminów wstępnych (również w grupach) z uwzględnieniem terminarza dziennego
- elastyczny model pobierania opłat rekrutacyjnych z informacjami zwrotnymi dla kandydata
- automatyczne generowanie indywidualnych numerów rachunków bankowych wykorzystywanych przez cały okres studiów na wybranym kierunku
- wydruki formularzy rekrutacyjnych
- generowanie powiadomień dla rekruta o kolejnych etapach rekrutacji
- krokowość rekrutacji ustalana w zależności od indywidualnych preferencji uczelni
- wyniki rekrutacji jako lista rankingowa konkursu świadectw lub/i wyniki egzaminów wstępnych
- możliwość integracji z importem zweryfikowanych i oficjalnych ocen z Krajowego Rejestru Matur (KReM)
dane osobowe kandydata |
kierunek studiów |
- główne korzyści internetowego systemu rekrutacji
- jest czynny cała dobę
- dostępny z każdego miejsca, bez konieczności wychodzenia z domu, oczekiwania w kolejce
- umożliwia pozyskanie większej liczby studentów
- nie wymaga zaangażowania dodatkowych pracowników
9. System Elektronicznej Legitymacji Studenta (SELS)
Moduł System Elektronicznej Legitymacji Studenta został przygotowany zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 18.07.2005 w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz.U.2005 nr 149 poz. 1233).
- proces ten obejmuje
- przygotowanie danych do personalizacji
- graficzną obróbkę zdjęć jak np. kadrowanie, rozjaśnianie itp.
- drukowanie kodu kreskowego (ustalane indywidualnie dla klienta) do wykorzystania np. w bibliotece lub komunikacji miejskiej
- personalizacja na drukarce termosublimacyjnej
- podpisywanie – podpisywanie legitymacji kwalifikowanym podpisem elektronicznym
- przedłużanie terminu wazności - prolongata legitymacji na dowolnie wybrany okres
- wydawanie nowych edycji – w przypadku zmiany danych osobowych studenta, lub zgubienia, uszkodzenia legitymacji
- blokowanie i odblokowywanie kart
- ewidencje wydanych blankietów legitymacji studenckiej
- system umożliwia przeprowadzenie pełnego lub uproszczonego procesu personalizacji
- proces uproszczony polega na przesłaniu do centrum personalizacji pliku z danymi niezbędnymi do przeprowadzenia personalizacji oraz zdjęć studentów. Centrum personalizacji wykonuje wydruk danych studentów i zdjęć oraz programowanie karty chipowej
- proces pełnej personalizacji polega na wydruku i programowaniu karty chipowej na drukarce będącej w posiadaniu uczelni
zdjęcia studentów |
dane do personalizacji ELS |
Moduł elektronicznej legitymacji studenckiej jest zintegrowany z systemem dziekanatowym. Integracja polega na pracy na tych samych danych studenckich bez konieczności eksportu, importu, przekazywania danych pomiędzy systemem dziekanatowym a SELS.
Przechowywanie danych osobowych oraz zdjęć (w tym ich obróbka i przetwarzanie) odbywa się bezpośrednio w systemie SELS
10. Kioski miltimedialne
Kioski multimedialne to umieszczone na terenie uczelni ogólnodostępne komputery w specjalnej, atrakcyjnej i estetycznej obudowie.
Zapewniają dostęp do Wirtualnego Dziekanatu, aktualnych informacji zawartych w serwisach internetowych uczelni oraz do Internetowej Rekrutacji Kandydatów.
Kioski usprawniają pracę kwestury i dziekanatu, przejmując funkcję informacyjną.
1. Opis techniczny
Całe oprogramowanie jest sprawdzonym rozwiązaniem informatycznym opracowanym na bezpiecznym i wydajnym serwerze na platformie Intela - Microsoft SQL Serwer 2005/2008. Taki system zarządzania bazą danych gwarantuje dużą efektywność, niezawodność i bezpieczeństwo danych oraz ochronę przed niepowołanym dostępem.
Platformą systemu jest nowoczesna i wysoce elastyczna technologia JAVA. Zastosowanie jej pozwala na dostosowanie do specyficznej działalności każdej niemal uczelni.
2. Integracja
Program obejmuje swoim zasięgiem wszystkie najważniejsze aspekty działalności uczelni prywatnych i państwowych.
Dzięki elastycznej strukturze programu, łatwo daje się on zintegrować z systemami:
|
finansowo- księgowymi
- Asseco Softlab
- Symfonia Forte
- Symfonia Premium
- WF-Fakir dla Windows
kadrowo-płacowymi
- Asseco Softlab
- Wf-Gang dla Windows
systemy obsługi bibliotek
|
współpraca z Symfonią |
systemami bankowości elektronicznej
- Import przelewów z banku - automatyczne wyszukiwanie studentów na podstawie indywidualnych rachunków bankowych lub według wybranego parametru (np. PESEL, numer albumu, itp), rozróżnianie rodzajów wpłat (czesne, wpisowe, itp) oraz automatyczne przypisywanie wpłat do studentów w systemie z możliwością ręcznego wyboru
- Eksport poleceń zapłaty - gromadzenie informacji o rodzajach, wysokości i terminach wypłat stypendiów w systemie, automatyczne generowanie plików wymiany z systemem bankowości elektronicznej.
innymi - wynikającymi z potrzeb użytkowników
Synchronizacja modułów i systemów zapewnia błyskawiczny przepływ informacji i optymalizuje znacznie prace użytkowników
3. Indywidualne rachunki bankowe
System ma możliwość generowania indywidualnych rachunków bankowych dla studentów w ramach wyodrębnionej przez bank puli rachunków przydzielonych uczelni. Zapewnia to bardzo wysoką identyfikowalność opłat studentów.
Rachunki indywidualne mogą być generowane na etapie rekrutacji lub w momencie otrzymania statusu studenta. Służą studentowi przez cały okres studiowania.
4. Wdrożenie i serwis
Program jest wdrażany przez wykwalifikowany zespół informatyków, którzy później sprawują nadzór nad poprawnością działania oraz serwis.
Terminy prac zespołu są zawsze dostosowywane do rytmu pracy Uczelni.
